SISTEM PERAWATAN PREVENTIF INDUSTRI

Program perawatan preventif ini mempunyai tujuan utama, yaitu: 
• Inspeksi secara periodik pada mesin-mesin, pembangkit tenaga, dan bangunan-bangunan. Frekuensi inspeksi ditentukan berdasarkan pengalaman, dan pada peralatan yang baru dilakukan oleh pembuat rekomendasinya. 
• Laporan kerusakan atau kegagalan yang terjadi dapat dinalisis, dan tindakan perawatan korektif dapat dilakukan untuk menjamin agar tidak terulang kembali. 
Setiap sistem perawatan preventif memerlukan sarana pencatatan berupa kartu-kartu dan formulir. Banyaknya formulir yang dibutuhkan tergantung pada sistem aktivitas perawatan yang dilakukan di industri. Berikut ini adalah keterangan lengkap dari berbagai bentuk formulir dan prosedur penggunaannya. 

a. Order Inspeksi. 
Gambar 1 menunjukkan contoh order inspeksi. Bagian yang diperiksa dapat diberi keterangan : B (baik), C (cukup), atau K (kurang). Setelah pemeriksa mencek semua bagian komponen yang ada pada daftar menurut prosedurnya, kemudian alat di masukkan ke bagian perbaikan umum dan dicatat tanggal inspeksinya. Pada sisi sebaliknya dari kartu tersedia ruang untuk catatan mengenai penyetelan atau perbaikan yang dilakukan pada waktu pemeriksaan ataupun keterangan yang berkaitan dengan inspeksi peralatan. Keterangan-keterangan itu diperlukan untuk menambah data historis/riwayat peralatan. Kartu order disimpan disimpan oleh departemen perawatan dan diarsipkan per bulan. 

 

Gambar 1. Kartu order inspeksi

Pekerjaan rutin yang diperlukan dalam inspeksi perawatan preventif adalah sebagai berikut: 
1. Pada setiap awal bulan, order inspeksi ditarik dari arsipnya. Sejumlah unit dicatat pada lembar kontrol sebagai pekerjaan inspeksi yang dijadwalkan. Setelah dicatat, kartu kontrol tersebut dikirim ke departemen (lihat   gambar 2). 
2. Semua order inspeksi dikembalikan ke bagian pencatatan setelah pemeriksaan dilakukan, hasilnya dicatat pada lembar kontrol, kemudian ditunjukkan bahwa inspeksi yang dijadwalkan telah diselesaikan. 
3. Sejumlah order inspeksi unit yang dikembalikan bersama lembar pekerjaan dicek penyelesaiannya pada lembar kontrol dan dicatat dalam kolom hasil pekerjaan. Apabila semua pekerjaan telah selesai, maka lembaran-lembaran pekerjaan diserahkan kembali ke bagian pencatatan. 
4. Dari hasil catatan pada lembar kontrol tersebut kini dapat dipersiapkan untuk laporan perawatan preventif setiap bulan. (gambar 3). 
5. Lembar kontrol yang baru dimulai setiap bulan. Untuk lembar-lembar kontrol yang tidak lengkap perlu diberi tanda agar tidak diproses sebagai pekerjaan inspeksi yang terjadwal. 
6. Order-order inspeksi yang telah selesai, diarsipkan dengan persetujuan departemen untuk dilakukan inspeksi kembali pada bulan berikutnya. 

Inspeksi rutin yang dilakukan oleh departemen produksi dapat dilaksanakan dengan prosedur yang berbeda. 
1. Setelah menerima order inspeksi dari bagian pencatatan perawatan preventif, kepala departemen produksi menugaskan seorang stafnya untuk melakukan inspeksi yang dibutuhkan oleh departemen perawatan. 

 Gambar 3. Contoh lembar inspeksi perawatan inspeksi.

2. Petugas inspeksi menggunakan kartu order inspeksi sebagai pedoman dalam melakukan inspeksi. Order inspeksi yang telah selesai di kembalikan ke departemen perawatan. 
3. Lembar pekerjaan disiapkan oleh departemen perawatan apabila bagian-bagian yang diinspeksi dinyatakan "kurang". Lembar pekerjaan untuk perawatan preventif dilampirkan pada order inspeksi dan kemajuan dicatat oleh departemen perawatan.setelah itu hasilnya dicatat pada lembar kontrol, dan lembar pekerjaan dikirim ke perencana. 
4. Apabila pekerjaan inspeksi membutuhkan keahlian khusus, kemampuan teknis, maka lembar pekerjaannya disiapkan oleh yang berwenang dan diajukan dengan order inspeksi kepada perencana. Kemudian lembar pekerjaan ditangani melalui prosedur seperti biasa. Setelah pekerjaan inspeksi dilakukan, kartu tersebut dikembalikan kepada perencananya. 
b. Catatan Historis Peralatan 
Data yang dikumpulkan pada unit-unit peralatan sangat diperlukan oleh departemen perawatan. Selembar kartu disiapkan untuk memilih unit-unit, pekerjaan dan biaya material yang dihimpun. Kartu catatan ini menunjukkan pekerjaan inspeksi yang dilakukan setiap bulan. Pekerjaan pada unit-unit perlu dicatat, tanggal pengerjaan, rencana pekerjaan yang mencakup daftar komponen yang akan diganti, dan suatu pengamatan yang dapat menunjukkan suatu nilai. 
c. Laporan Kerusakan 
Bagian perawatan perlu memperhatikan mengenai adanya laporan kerusakan, dan perlu mengadakan penelitian untuk mengambil tindakan korektif yang dapat menjamin agar tidak terjadi kerusakan lagi. Bila kerusakan banyak atau sering terjadi, dapat menimbulkan kemacetan dan menganggu kegiatan produksi. 

Gambar 4, menunjukkan contoh laporan kerusakan yang dibuat pada lembar pekerjaan. 

Bila terjadi kerusakan mendadak, bisa dilakukan prosedur berikut ini: 
1. Kepala bagian perawatan atau pengawas dihubungi, dan dijelaskan mengenai adanya kerusakan yang terjadi mendadak itu. 
2. Membuat lembaran pekerjaan (job sheet) rangkap empat, sementara perbaikan segera dilakukan. 
3. Pengawas menerima salinan lembar pekerjaan no. 1, 2 dan 3. 4. Sebagai kelengkapannya, salinan pekerjaan no. 4 diserahkan kepada Kepala Bagian Teknik dan Perawatan untuk segera dilakukan perbaikan secepat mungkin. 
4. Laporan kerusakan ini ditinjau kembali oleh Departemen Teknik dan Perawatan, dimana perhatian khusus perlu diberikan pada 'perawatan korektif' berdasarkan pengusulan pertama. Setelah hasil pekerjaan perbaikan dicek, 'OK' atau 'tidak memuaskan', maka tindakan berikutnya perlu dilakukan pada perawatan korektif yang dibutuhkan. 
5. Setelah ditinjau kembali oleh bagian pencatatan perawatan preventif, laporan tersebut diarsip untuk digunakan dalam penyusunan laporan bulanan. 
d. Analisis Kerusakan 
Analisis kerusakan ini disiapkan secara bulanan oleh bagian pencatatan perawatan preventif. Laporan kerusakan adalah sebagai sumber yang mendasari dalam mempersiapkan laporan ini. Salinan laporan masing-masing diserahkan kepada manajer pabrik, manajer departemen produksi, manajer teknik dan perawatan, dan satu salinan diberikan kepada Seksi Teknik Perawatan sebagai laporan bulanan inspeksi perawatan preventif. Distribusi laporan ini dilakukan sepuluh hari sebelum bulan berikutnya. Suatu contoh laporan analisis kerusakan ditunjukkan oleh Gambar 5. 
Dibagian bawah pada akhir halaman setiap laporan analisis kerusakan perlu dicatat adanya waktu yang hilang atau 'kerugian waktu' dan 'kerugian produksi' total dari masing-masing departemen. Kemudian dari setiap departemen tersebut dijumlahkan lagi dengan keadaan pada bulan-bulan berikutnya, sehingga dapat diketahui total akumulatif untuk selama satu tahun fiskal. 

 

Gambar 5. Contoh laporan analisis kerusakan.

2. PERAWATAN KOREKTIF 
Perawatan korektif adalah tindakan perawatan yang dilakukan untuk mengatasi kerusakan-kerusakan atau kemacetan yang terjadi berulang kali. Prosedur ini diterapkan pada peralatan atau mesin yang sewaktu-waktu dapat rusak. Dalam kaitan ini perlu dipelajari penyebabnya-penyebabnya, perbaikan apa yang dapat dilakukan, dan bagaimanakah tindakan selanjutnya untuk mencegah agar kerusakan tidak terulang lagi. Pada umumnya usaha untuk mengatasi kerusakan itu dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 
• merubah proses 
• merancang kembali komponen yang gagal 
• mengganti dengan komponen baru atau yang lebih baik 
• meningkatkan prosedur perawatan preventif. Sebagai contoh, melakukan pelumasan sesuai ketentuannya atau mengatur kembali frekuensi dan isi daripada pekerjaan inspeksi. 
• Meninjau kembali dan merubah sistem pengoperasian mesin. Misalnya dengan merubah beban unit, atau melatih operator dengan sistem operasi yang lebih baik, terutama pada unit-unit khusus. 
Perawatan korektif tidak dapat menghilangkan semua kerusakan, karena bagaimanapun juga suatu alat atau mesin-mesin yang dipakai lambat laun akan rusak. Namun demikian, dengan adanya tindakan perbaikan yang memadai akan dapat membatasi terjadinya kerusakan. 
Dalam pelaksanaan kerjanya, untuk mengatasi kerusakan dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan adalah tanggung jawab bersama dari bagian teknik, produksi dan perawatan. Secara umum, pengelolaan dan pengkoordinasian untuk penerapan program perawatan preventif adalah tanggung jawab manajer teknik dan perawatan. Gambar 6, menunjukkan skema untuk prosedur perawatan korektif. 
Urutan prosedur untuk pelaksanaan perawatan korektif adalah sebagai berikut: 
• bagian pengoperasian membuat laporan kerusakan dengan deskripsi mengenai perawatan korektif yang diperlukan. 
 
Gambar 6. Skema prosedur perawatan korektif.
• Sebagai penanggung jawab pengelolaan dan pengkoordinasian fungsi perawatan preventif, manajer teknik dan perawatan menerima serta memeriksa semua laporan kerusakan. Sementara itu, aspek dari perawatan korektif perlu mendapat perhatian dari bagian teknik dan perawatan. 
• Laporan kerusakan diarsip oleh departemen untuk dikonsultasikan dengan manajer departemen secara khusus. 
• Setelah perencanaan dan penjadwalannya disetujui bersama oleh perencana dan manajer departemen, kemudian langkah selanjutnya adalah mengkoordinasikan pelaksanan perawatan korektif yang mencakup persiapan lembar kerja yang diperlukan, dan apabila dibutuhkan menentukan pula prioritas tugas pada pekerjaan. 
• Pada akhir bulan, laporan analisis kerusakan bulanan harus dibuat dan didistribusikan sepuluh hari sebelum bulan berikutnya. 
3. KONTROL DAN EVALUASI PERAWATAN PREVENTIF 
Program perawatan preventif perlu dikoordinasikan untuk mempermudah pengontrolan dan evaluasinya pada setiap waktu. Tugas pengontrolan dan evaluasi ini menuntut tanggung jawab dengan pembagian yang jelas di antara kedua departemen, yaitu produksi dan perawatan. 
Bagaimanapun baiknya suatu program direncanakan, hanya dapat efektif apabila dijalankan oleh para personil yang berpengetahuan dan sangat teliti. Dalam hal ini manajer perawatan mengetahui jelas bagaimana program tersebut harus dilaksanakan, apa hasilnya, dan bagaimana efektivitasnya. 
Untuk melaksanakan pengontrolan program perawatan preventif ini, maka perlu diadakan langkah-langkah sebagai berikut: 
c. Pemeriksaan Perawatan Preventif Secara Periodik. 
Disamping adanya pemeriksaan kerusakan setiap minggu, perlu diambil kebijaksanaan untuk meninjau seluruh program perawatan preventif tiap setengah tahun sekali. Pada dasarnya, peninjauan program ini mencakup beberapa hal yaitu :
1. Peninjauan pada seluruh catatan, termasuk kartu-kartu order inspeksi dan kartu historis peralatan.
2. Peninjauan biaya perbaikan. 
3. Peninjauan 'kerugian produksi' karena adanya pekerjaan perawatan. 
4. Peninjauan untuk jaminan order pekerjaan perbaikan dan pengaturan kembali mengenai prioritas kerja yang diutamakan. 
5. Peninjauan terhadap alternatif apa yang didahulukan atau dijadwalkan terlebih dahulu, 'penggantian' atau 'pembongkaran'. 
b. Tinjauan Laporan 
Tinjauan laporan ini termasuk kegiatan pokok dalam inspeksi perawatan preventif bulanan. Laporan ini perlu disiapkan seefektif mungkin, karena merupakan alat manajemen dalam mengungkapkan pelaksanaan program perawatan. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu ditinjau dalam laporan bulanan. 
1. Banyaknya inspeksi yang tidak sesuai. 
Apabila ada beberapa pekerjaan inspeksi yang tidak selesai, ini menunjukkan kurangnya prioritas yang diberikan pada perawatan preventif. Dalam keadaan ini diperlukan bantuan dari departemen perawatan untuk pelaksanaan inspeksinya, terutama pada unit-unit yang tidak terawasi. Menurut ketentuan, banyaknya inspeksi yang tidak terselesaikan ini maksimum hanya diperbolehkan 10 persen dari inspeksi yang telah dijadwalkan. 
2. Banyaknya pekerjaan yang berhasil. 
Selama peran inspeksi sebagai kekuatan dalam program perawatan preventif, maka banyaknya pekerjaan inspeksi yang dapat diselesaikan menunjukkan keberhasilan inspeksi yang dilakukan. Pada umumnya, melalui inspeksi ini dapat dicapai hasil kerja antara sekitar 20 sampai 30 persen dari banyaknya pekerjaan yang harus diinspeksi, dan hal ini disebut sebagai faktor 'R'. Apabila frekuensi yang dilakukan itu tepat, maka faktor 'R' yang terjadi pada program perawatan tersebut cukup konstan dan baik hasilnya. Kalau terjadi ketidaktepatan (fluktuasi) secara drastis pada hasil pekerjaan, maka perlu diadakan penelitian untuk mencari penyebabnya. Pekerjaan inspeksi ini harus diselesaikan dalam bulan yang sedang berlangsung. 
3. Pekerjaan yang tidak selesai. 
Seharusnya jangan sampai terjadi adanya pekerjaan yang tidak selesai setiap bulannya. Kalaupun ada, maka kejadian tersebut dapat diatasi dengan cara sebagai berikut: 
• Pekerjaan perbaikan harus dilaporkan paling lambat pada bulan penyelesaiannya. 
• Apabila hasil pekerjaan yang segera dilaporkan masih belum selesai sampai akhir bulan, maka dapat diatasi dengan meningkatkan program perencanaan dan penjadwalannya. 
4. Banyaknya kemacetan. 
Kelebihan waktu terjadinya kemacetan ini harus dikurangi. Apabila terjadi pertambahan waktu, maka harus segera dilakukan pemeriksaan. Walaupun jumlah kerusakan yang terjadi sangat kecil, kondisi ini tetap perlu dilaporkan. 
Berikut adalah faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pemeriksaan laporan. 
• Periksa adanya kehilangan waktu dan kerugian produksi untuk dibandingkan dengan yang terjadi pada bulan sebelumnya. 
• Apakah terjadi kerusakan yang berulang? Kalau ada, perlu diadakan penganalisisan dan perencanaan untuk tindakan korektifnya. 
• Apakah deskripsi kerusakan cukup menunjang untuk referensi berikutnya? 
• Tiap data kerusakan harus dimasukkan pada daftar perawatan korektif. 
• Apakah pengusulan perawatan korektif dapat dilaksanakan? Lembar pekerjaan dapat disiapkan pada akhir bulan yang bersangkutan. 
c. Evaluasi Analitis 
Metode yang efektif dalam mengevaluasi perawatan preventif adalah dengan pendekatan secara analitis. Pada dasarnya evaluasi ini melibatkan hubungan rangkaian inspeksi yang diselesaikan, banyaknya hasil pekerjaan, dan banyaknya kerusakan. Dalam mengevaluasi program perawatan preventif, dapat menggunakan dua rumus berikut ini:
              
Efektifitas perawatan preventif dapat direfleksikan dalam kemampuan merencana dan menjadwalkan pekerjaan perawatan. Pembuatan jadwal ini bergantung pada efektivitas jadwal produksi, program perawatan preventif dan perencanaannya. 
Efektivitas perencanaan dapat direfleksikan dalam kemampuan jadwal berdasarkan perkiraan kebutuhan pekerjaan yang disusun menurut ramalan mingguan. 

Kemampuan jadwal dapat dihitung dengan rumus ini: 
 
Apabila presentase kemampuan ini digambarkan dalam bentuk grafik, maka akan cendrung menunjukkan adanya peningkatan atau penurunan. Kecendrungan ini dapat meningkat atau bisa stabil di atas 80%. Kalau tidak, maka penelitian harus dilakukan untuk mencari adanya pengaruh yang dapat menghambat jadwal operasi. 
Pengawas, apakah ia seorang produksi yang berkualifikasi atau orang yang berpengalaman dalam bidang mekanik, adalah tulang punggung dari program perawatan preventif. Ia harus mampu mendiagnosa kondisi peralatan dan menentukan tindakan apakah yang harus diulakukan untuk menjamin pengoperasiannya. Kecermatan dari para pengawas, pengelola dan pelaksana perbaikan, dapat menentukan berapa besar ketergantungan departemen produksi pada program perawatan preventif.